Spisová služba

Spisová služba je souhrn činností, které se týkají zajištění odborné správy dokumentů vzniklých z činnosti původce, a to od jejich vytvoření či doručení až do jejich vyřízení a uložení, resp. vyřazení.

Základní informace

Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií mají jak veřejnoprávní původci (organizační složky státu, ozbrojené síly, bezpečnostní sbory, státní příspěvkové organizace, státní podniky, územní samosprávné celky, vysoké školy, školy a školská zařízení atd.), tak soukromoprávní původci (obchodní společnosti, politické strany a hnutí, spolky, odborové organizace, církve a náboženské společnosti, profesní komory, nadace, ústavy a obecně prospěšné společnosti, notáři atd.).

Někteří původci mají povinnost vést spisovou službu a zřizovat spisovny, které musí splňovat příslušné technické a bezpečnostní podmínky. Současná platná legislativa stanovuje, že všechny obce musí od 1. 1. 2026 vykonávat spisovou službu v elektronickém systému spisové služby, který prošel atestací podle §69b - §69d zákona. §69e zákona dále stanovuje, že od 1. 7. 2024 je všem dodavatelům elektronických systémů spisových služeb zakázáno nabízet nebo dodávat veřejnoprávním původcům (tzn. také obcím) elektronický systém spisové služby, který nesplňuje požadavky zákona a u kterého není splnění těchto požadavků potvrzeno atestem. Informace o vydaných atestech dodavatelům elektronických systémů spisových služeb budou k nalezení zde Vydané atesty | Česká agentura pro standardizaci (agentura-cas.cz). V současnosti je Odborem archivní správy a spisové služby MVČR doporučováno všem původcům (tzn. také obcím), kteří dosud nevykonávají spisovou službu v elektronickém systému spisové služby a hodlají takový systém v nejbližší době pořídit, vyčkat do té doby, než Česká agentura pro standardizaci zveřejní na svých internetových stránkách atestované elektronické systém spisové služby. Původci budou mít jistotu, že jimi pořízený elektronický systém spisové služby splňuje požadavky platné legislativy. 

Archiv provádí kontrolu dodržování zákona a prováděcích předpisů a je oprávněn ukládat sankce za jejich porušení. Výběr archiválií z dokumentů původců provádí příslušný archiv ve skartačním řízení nebo mimo skartační řízení.

Archivnictví je obor lidské činnosti zaměřený na péči o archiválie jako součásti národního kulturního dědictví a plnící funkce správní, informační, vědecké a kulturní. Kritériem výběru je trvalá hodnota dokumentu vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům. Archiválie, které jsou evidovány na území České republiky, tvoří Národní archivní dědictví.

Výběr archiválií ve skartačním řízení

Skartační řízení je postup, při kterém se vyřazují dokumenty, jimž uplynuly skartační lhůty a jež jsou nadále nepotřebné pro činnost původce. Řízení se provede v kalendářním roce následujícím po uplynutí skartační lhůty dokumentu na základě skartačního návrhu. Skartační návrh zašle subjekt příslušnému archivu k posouzení a provedení výběru archiválií. Na základě skartačního řízení příslušný archiv určí, do čí péče budou dokumenty vybrané jako archiválie náležet, a vyhotoví protokol o provedeném skartačním řízení. Subjekt může zničit dokumenty určené ve skartačním řízení ke zničení a uvedené v soupisu dokumentů po uplynutí lhůty pro podání námitek.

Výběr archiválií mimo skartační řízení

Za archiválie vybrané mimo skartační řízení jsou považovány dokumenty uložené v muzeích, knihovnách, galeriích, památnících, veřejných výzkumných institucích a vysokých školách v důsledku jejich akviziční a sbírkotvorné činnosti.

Spisová služba

Spisovou službu vykonávají:

• veřejnoprávní původci;
• kraje;
• hlavní město Praha;
• obce s pověřeným obecním úřadem a obce se stavebním nebo matričním úřadem;
• městská část nebo městský obvod územně členěného statutárního města a městská část hlavního města Prahy, na něž byla statutem přenesena alespoň část působnosti obce s pověřeným obecním úřadem nebo působnosti obce se stavebním nebo matričním úřadem.

•  Obce neuvedené výše, školy a organizační složky územních samosprávných celků a právnické osoby zřízené nebo založené územními samosprávnými celky vykonávají spisovou službu v rozsahu ustanovení §64 - §67, §68 odst. 1-3, §68a a §69a zákona.

Příjem, označování, evidence a rozdělování dokumentů

Určení původci zajistí příjem dokumentů. V případě dokumentů v digitální podobě zajistí jejich příjem v datových formátech. Doručené dokumenty i dokumenty vytvořené se v den, kdy byly doručeny nebo vytvořeny, opatří jednoznačným identifikátorem (JID). JIDem se neopatřují takové doručené dokumenty, které obsahují chybný nebo škodlivý datový formát, a dokumenty nepodléhající evidenci, které jsou uvedeny ve spisovém řádu. JID je označení dokumentu zajišťující jeho nezaměnitelnost a musí být s dokumentem spojen.

Vyřizování a podepisování dokumentů

Při vyřizování dokumentů se všechny dokumenty týkající se téže věci spojí ve spis. Dokumenty v analogové podobě se vzájemně spojí fyzicky, dokumenty v digitální podobě se vzájemně spojí prostřednictvím metadat, vzájemné spojení dokumentu v analogové podobě a dokumentu v digitální podobě se činí pomocí odkazů.

Vyřízením spisu se rozumí zpracování návrhu, jeho schválení, vyhotovení, podepsání a vypravení rozhodnutí nebo jiné formy vyřízení. Po vyřízení věci se spis uzavře. Uzavřením spisu se rozumí kompletace všech dokumentů patřících do spisu, kontrola a doplnění údajů.

Spisová služba se řídí spisovým řádem, jehož součástí je spisový a skartační plán, který obsahuje seznam typů dokumentů roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami. Počátek plynutí skartační lhůty stanoví vyřízení dokumentu nebo uzavření spisu. Délka skartační lhůty dokumentu může být nejvýše 100 let.

Odesílání dokumentů

Do vlastních rukou adresáta se odesílají dokumenty, u nichž je nutno, aby doručení bylo doloženo. Doklad stvrzující, že dokument byl doručen, včetně časového údaje, kdy se tak stalo, se po vrácení připojí k příslušnému dokumentu nebo vloží do příslušného spisu.

Ukládání dokumentů

Všechny vyřízené spisy a jiné dokumenty jsou po dobu trvání skartační lhůty uloženy ve spisovně. Dokumenty se ukládají podle spisového a skartačního plánu, a to zpravidla ihned po jejich vyřízení. Prostory spisovny musí splňovat podmínky dané § 68 zákona č. 499/2004 Sb.

Pro nahlížení do dokumentů uložených ve spisovně platí obecná ustanovení o nahlížení do spisů. Nahlížení do dokumentů obsahujících utajované informace, poskytování jejich opisů, výpisů a kopií se řídí zvláštním právním předpisem.

Zvláštní ustanovení o dokumentech v digitální podobě

Převádění dokumentu v analogové podobě na dokument v digitální podobě, a naopak a změna datového formátu digitálního dokumentu se provádí postupem zaručujícím věrohodnost původu, neporušitelnost obsahu, čitelnost a bezpečnost.

Před převedením dokumentu v digitální podobě na dokument v analogové podobě nebo změnou datového formátu digitálního dokumentu ověří určený původce platnost elektronického podpisu, elektronické pečetě nebo elektronického časového razítka.

Přestupky

Fyzická, právnická nebo podnikající osoba se dopustí přestupku tím, že:

• poškodí nebo zničí archiválii nebo dokument,
• nevrátí vypůjčenou archiválii,
• vyveze archiválii bez povolení.

Zaměstnanec správního úřadu na úseku archivnictví a výkonu spisové služby nebo zaměstnanec archivu se dopustí přestupku tím, že poruší povinnost zachovávat mlčenlivost.

Základní pojmy z oblasti archivnictví a spisové služby

Analogový dokument je dokument v listinné podobě.

Autorizovaná konverze dokumentů je úplné převedení analogového dokumentu do elektronického dokumentu a naopak, ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doložky (autorizace).

Časové razítko je datová zpráva, kterou vydal kvalifikovaný poskytovatel certifikačních služeb a která důvěryhodným způsobem spojuje data v elektronické podobě s časovým okamžikem a zaručuje, že tato data existovala před daným časovým okamžikem.

Číslo jednací slouží k identifikaci dokumentů. Obsahuje vždy označení nebo zkratku označení původce, pořadové číslo zápisu dokumentu v podacím deníku nebo systému elektronické spisové služby a označení určeného časového období, kterým je zpravidla kalendářní rok, v němž je dokument evidován.

Elektronickým podpisem se rozumí údaje v elektronické podobě, které slouží k jednoznačnému ověření identity podepsané osoby ve vztahu k dokumentu v elektronické podobě.

Elektronický systém spisové služby (ESSL) je informační systém určený ke správě dokumentů. ESSL je základní evidenční pomůcka spisové služby vykonávané v elektronické podobě.

Iniciační dokument je první dokument, na jehož základě je založen nový spis nebo věcné řízení.

Jednoznačný identifikátor dokumentu (JID) je znak neoddělitelně spojený s dokumentem zajišťující jeho nezaměnitelnost a jedinečnost. Každý záznam v elektronickém systému spisové služby je automaticky označen jednoznačným identifikátorem, kterým je údaj v metadatech.

Konverze dokumentů je převedení analogového dokumentu do elektronického dokumentu nebo převedení elektronického dokumentu do analogového dokumentu bez připojení ověřovací doložky.

Podací deník obsahuje údaje o dokumentech, tj. údaj, kdy dokument došel nebo byl odeslán, o jeho původci či adresátovi, o jeho obsahu, vyřízení, místě uložení atd. Zpravidla bývá veden v písemné (analogové) podobě jako kniha vytvořená z předem svázaných a očíslovaných tiskopisů, označená názvem původce (pracoviště), pro něž je veden, rokem, v němž je užíván, a počtem všech listů. Podací deník je základní evidenční pomůckou spisové služby vykonávané v listinné podobě.

Skartační lhůta je doba, během níž musí být dokument uložen u původce. Skartační lhůta dokumentu se počítá vždy od počátku roku následujícího po vzniku dokumentu.

Skartační znak vyjadřuje hodnotu dokumentu podle jeho obsahu a označuje způsob, jakým bude posuzován ve skartačním řízení nebo mimo skartačním řízení.

Skartační znak "A" (archiv) označuje věcnou skupinu nebo součást typového spisu obsahující spisy předpokládané trvalé hodnoty, které se do výběru archiválií zařazují s návrhem k vybrání za archiválii.

Do 31. 12. 2025 musí obec změnit svůj spisový a skartační plán v důsledku zrušení skartačního znaku „V“ k 30. 6. 2023. Spisové znaky obsahující skartační znak „V“ musí být přehodnoceny ve smyslu jejich přeřazení do skartačního znaku „A“ nebo skartačního znaku „S“.

Skartační znak „S“ (skart, stoupa) označuje dokumenty krátkodobého významu, bez historické hodnoty, které se mohou po uplynutí skartačních lhůt a po provedení skartačního řízení vyřadit a zničit.

Spis je uspořádaný soubor dokumentů pojednávajících nebo vztahujících se k jedné věci, navzájem spolu věcně souvisejících a vyřazovaných zpravidla pod stejným spisovým znakem.

Spisovna je místo centralizovaného uložení vyřízených dokumentů původce do doby uplynutí skartačních lhůt. Dokumenty jsou zde uloženy v souladu s původním uspořádáním, tj. podle organizačních útvarů a spisového plánu.

Spisový a skartační plán je schéma (ukládací klíč) pro rozdělení dokumentů do pevně stanovených skupin podle zásad desetinného třídění doplněné o skartační znaky a skartační lhůty. Může-li být dokument zařazen do několika skupin, zařadí se pod heslo, které speciálně vyjadřuje jeho obsah, nebo pod heslo, které vyjadřuje hlavní obsah dokumentu.

Spisový a skartační řád je vnitřní předpis instituce upravující veškeré úkony spojené s příjmem, tříděním, označováním, evidencí, rozdělováním, vyřizováním, oběhem, vyhotovováním, podepisováním, odesíláním, ukládáním a vyřazováním dokumentů (skartační řízení).

Škodlivý kód je chybný datový formát nebo počítačový program způsobilý přivodit škodu nebo poškodit úřad zneužitím informací. Projevem tzv. škodlivého kódu je rovněž stav, kdy dokument není uživatelsky vnímatelný – čitelný.

Transakční protokol je soubor informací o operacích provedených v elektronickém systému spisové služby, které ovlivnily nebo změnily entity. Tyto informace umožňují rekonstrukci historie těchto operací. Transakční protokol umožňuje kontrolu provedených operací.

Naposledy aktualizováno 29. 1. 2024